Een “emotionele triage” techniek kan managers helpen om vroegtijdige waarschuwingstekens van COVID-19 burn out te identificeren en om passende maatregelen te nemen.
De COVID wereld wordt gekenmerkt door een hoge mate van onzekerheid en existentiële angst, een gebrek aan sociale interactie, het samenvallen van de professionele en persoonlijke ruimte, een gebrek aan fysieke activiteit en een obsessieve focus op hygiëne en sociale afstandelijkheid.
Voor professionals komt dit neer op een giftige combinatie die het stressniveau verhoogt en het risico van burn-out vergroot. Vrijwel niemand – en geen enkele organisatie – is immuun.
Nu meer dan ooit, moet elke manager oog hebben voor de mentale gezondheid van hun team. Maar weinig managers hebben kennis dan wel een training gevolgd om in staat te zijn de signalen op te pikken en in te grijpen waar nodig. Wat managers in de eerste plaats nodig hebben is een set van hulpmiddelen om te helpen identificeren wanneer een werknemer ernstig worstelt. Zij kunnen dan passende stappen nemen om ervoor te zorgen dat de medewerker toegang heeft tot de noodzakelijke middelen, voordat het probleem zo groot is dat het overweldigt.
Dit klinkt eenvoudig, maar het is eigenlijk een complexe en delicate materie. Vooral tijdens de vroege stadia van burn-out, zijn medewerkers terughoudend om emotioneel open te zijn met hun manager uit angst om het label “gestresste werknemer” te krijgen. Voor een manager is het ook lastig om er direct naar te vragen. Dit kan worden gezien als bemoeizucht of botheid en een averechts effect hebben. Daarom pleiten wij voor een driestappensysteem dat we “emotionele triage” noemen.
Triage houdt in dit geval in dat een passende oplossing moet worden gevonden voor het gegeven dat er veel meer medewerkers met emotionele problemen kampen door COVID-19 en dat het dus zaak is handvatten te hebben om deze medewerkers te herkennen
- Check-in met het team
Verschillende studies geven aan dat groepsemoties een rechtstreeks effect hebben op het groepsgedrag, met betrekking tot samenwerking en prestaties.
Het inchecken is een bewuste aanpak voor een team om een vergadering te beginnen. Wanneer het team zich bewust is van potentiële persoonlijke afleiding, is het makkelijker om te focussen op de primaire taak of het project zelf. Check-in verhoogt het zelfbewustzijn en als teamleden minder veroordelend worden verhoogt het de cohesie binnen teams.
Wees bewust van het feit dat teamleden in meer of mindere mate kunnen worstelen. Vooral introverte-, inleen- of junior medewerkers vergen aandacht.
Aanpak: Deze kan zowel worden gebruikt in face to face meetings als on-line
Vraag de teamleden om een zelfevaluatie op een schaal van 1-10 (bv. via een zoompeiling) als antwoord op vragen zoals “Wat is je energieniveau? Wat is je stressniveau in de huidige werkomgeving?”
Het toevoegen van een of twee verkennende vragen kan verdere inzichten geven in het emotionele welzijn van de team. Bijvoorbeeld: “Wat zijn op dit moment de drie uitdagingen die je als belangrijk beschouwt voor jou en het team?”
- Individuele verdieping
Sommige werknemers kunnen zich in een groep niet uiten en voelen zich al snel geïntimideerd. Voor hen is individuele aandacht en gevoeligheid nodig. Met deze medewerkers kun je in reguliere gesprekken onderzoeken of er tekenen zijn van stress.
Vermijdt directie vragen als: “Ben je gestrest?” omdat dit een ontkenning of defensief gedrag zou kunnen uitlokken Een betere manier om te beginnen is om open en algemeen te spreken over hoe stress je beïnvloedt en helder maken dat het onderwerp niet taboe is. Je toon hiermee kwetsbaarheid dat de wederkerigheid in de ander triggert.
Overweeg van daaruit open vragen te stellen zoals “Hoe ervaar je je huidige werklast, je stroom aan e-mails en het virtuele werk?” “Hoe lukt het jou om het thuiswerken te combineren met de zorg voor je prive situatie?” Wat zijn jouw belangrijkste uitdagingen in de huidige situatie?”
Deze algemene vragen kunnen een dialoog op gang brengen waarin je potentiële stressoren kunt onderzoeken. Wanneer deze gesprekken virtueel worden gevoerd is het beter om zowel audio als video in te schakelen. Op die manier kun je de rode vlaggen oppakken in de lichaamstaal van de werknemer.
Appearance
Zichtbaar slaapgebrek, neerslachtige houding en fysieke pijn
Fysiek
Performance
|
Vermindering van de cognitieve prestaties (als gevolg van tijdsdruk), informatie overbelasting, onzekerheid |
Mentaal
Growt
Verlies van doelgerichtheid, betekenis en hoop op een betere toekomst.
Spiritueel
Affect control
Ongecontroleerde uitbarstingen en prikkelbaarheid
Emotioneel
Relationships
Verslechtering van relaties en sociaal isolement.
Sociaal
In tegenstelling tot de oorspronkelijke APGAR (een bekende gezondheidsscore methode van de neonatale geneeskunde), is de Stress APGAR geen beoordelingsinstrument, maar eerder een leidraad voor managers om de juiste vragen te stellen.
Hieronder een overzicht met vragen die kunnen worden gesteld.
Appearance: – Hoe houd je je energie op peil? Hoe zijn je slaappatronen? Hoe kun je
je fysieke en mentale conditie op peil te houden?
Performance: – Hoe ga je om met de werklast op dit moment? Hoe beheer je de prestatiedruk waar we mee te maken hebben?
Growth – Wat geeft je doel en betekenis bij het moment? Wat zijn jouw en je team ontwikkelingsdoelen?
Affect Control – Hoe ga je om met frustratie? Raak je gemakkelijk overstuur of voel je je bezwaard bij het bespreken van werk of persoonlijke thema’s?
Relations – Hoe ervaar je je sleutel relaties op het werk? Vraag je om en accepteer je
hulp van anderen?
Het Stress APGAR-raamwerk kan worden opgenomen in de gebruikelijke één-op-één gesprekken, vooral met collega’s waar je je al zorgen over maakt.
- Toon medeleven en ken je grenzen
In de laatste stap van de emotionele triage, gaat het om het nemen van passende maatregelen.
Sommige teamleden hebben al een sterke coping-strategie. Zorg ervoor dat je ze niet bevoordeelt boven anderen die het moeilijker hebben.
Zet ze in plaats daarvan in als een mogelijke bron van hulp voor hun gestreste collega’s, hetzij door middel van het coachen of door het ontlasten van taken die mogelijkerwijs debet zijn aan de stress.
Coping is een begrip uit de psychologie, waarmee de manier waarop iemand met problemen en stress omgaat wordt bedoeld. Het betreft de omgang met alle soorten voortdurende stressoren, zoals werkloosheid, echtscheiding, pijn of oorlog.
Stresspatiënten kunnen in tweeën worden gedeeld categorieën op basis van het Stress APGAR-raamwerk.
Medewerkers die voldoen aan ten minste twee van de vijf criteria zouden meer van je tijd en aandacht moeten krijgen. Je moet je vooral zorgen maken als je een aantal niet handige coping machanismen herkent, zoals het negeren van individuele kwesties (ontkenning), onvermogen om te vragen voor en het accepteren van hulp (heldendom) en de neiging om anderen te beschermen ten koste van zichzelf (helpersyndroom).
Werknemers die slechts op één of geen van de Stress APGAR items scoren, kunnen worden beschouwd als laag risico. Bij hen zal mededogen en ondersteuning helpen in stressmanagement. Ze lopen nog steeds een risico, maar vooral als ze niet op de hoogte zijn of niet in staat zijn om steun te zoeken (bijv. overbelaste agenda en professionele/persoonlijke levensconflicten).
Voorbij de crisis
COVID-19 is een letterlijke “stresstest” voor individuen, teams en organisaties overal ter wereld. De huidige crisis daagt managers uit om snel en radicaal hun mentale gezondheidsbewustzijn te vergroten, zodat ze kunnen voorkomen dat hun teams worden verslagen door stress. Een aanpak zoals de bovenstaande kan bedrijven en managers helpen om op dat hoge niveau van bewustzijn te blijven, ook na de pandemie.
Bron: Thomas Hellwig & Caroline Rook
Thomas Hellwig is an Adjunct Professor of Organisational Behaviour at INSEAD. He is a trained physician with a doctorate in psychotherapy and an MBA from INSEAD.
Caroline Rook, a former INSEAD Dutch Alumni Research Fellow and Visiting Scholar, is a Lecturer in Leadership at Henley Business School and a resilience researcher.